Case study - Tampere
”Säästytään valtavalta copypaste-työltä, mikä tähän mennessä ollut, kun saadaan helposti luotua ja jaettua suunnitelmat ja muutokset reaaliajassa kouluille."
Suunnitelmatyökalun alku
Suunnitelma-työkalua lähdettiin alunperin kehittämään Tampereen kanssa tavoitteena vähentää eri koulujen ja päiväkotien suunnitelmien vertailuun ja arviointiin kuluvaa aikaa.
Projekti oli sen verran onnistunut että Kuntaliitto halusi tehdä Tampereen ratkaisusta case-studyn jota esiteltiin Kuntaliiton digisumpeilla 13.11.2025
Lähtötilanne
Tampereella aikaisemmin koulujen ja päiväkotien suunnitelmat tehtiin Word-pohjalle, kuten monessa muussakin kunnassa tehdään.
”Aikaisemmin täällä on tehty, kuten aika monessa kunnassa tehdään, ihan Word-pohjalle sellainen noin 30-sivuinen pohjapaketti, joka sitten jaetaan kouluille. Koulut kopioivat sen omille työpisteilleen ja täyttävät sitä sinne. Kun koulussa se täytettiin, pituus oli 70–120 sivua. Niistä PDF-pötköistä sitten yritettiin etsiä tietoja. Nämä olivat tietenkin koulun omissa Teamsseissa, joten vertailu vaati jokaisen erikseen avaamisen.”
Kaisa Tuomarla, Tampere
Ratkaisu
Ratkaisuksi kehitettiin nimenomaan koulujen ja päiväkotien suunnitelmatyötä varten sovellus Microsoftin Power Platform työkaluilla, joissa tärkeimpänä käyttäjäryhminä olivat perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen hallinto, sekä rehtorit ja päiväkodin johtajat. Myöhemmin tästä ratkaisusta sitten kehkeytyi SasuApp, joka on helppo ottaa käyttöön muissakin kunnissa.
”Ratkaisu toi suunnitelmat yhteen paikkaan, jossa niitä voidaan jakaa, päivittää ja vertailla keskitetysti. Muutokset tapahtuvat reaaliajassa ja näkyvät heti kaikille yksiköille ilman manuaalista työtä. Ratkaisu on tehnyt suunnitelmatyöstä läpinäkyvää, ajantasaista ja paremmin toimintaa ohjaavaa ja juuri sitä me halusimme.”
Kaisa Tuomarla, Tampere
Arjen seuraukset
Ratkaisun seurauksena säästyi Kuntaliiton case-studyn mukaan 315 henkilötyöpäivää työtä vuosittain. Arjessa se näkyy muun muassa näin:
”Säästytään valtavalta copypaste-työltä, mikä tähän mennessä ollut, kun saadaan helposti luotua ja jaettua suunnitelmat ja muutokset reaaliajassa kouluille.
Aiemmin vaikka koulun lukuvuosisuunnitelma oli 70–120 sivua pitkä pdf-pötkö mistä tietoa sitten etsittiin lukuvuoden aikana useampaan kertaan.
Myös raportointi helpottui kuin tiedot voi etsiä nopeasti aiheen mukaan verrattuna siihen, että aiemmin on pitänyt kahlata kymmeniä satasivuisia Word-dokumentteja yksitellen.
Tuottavuuslaskelma osoitti, että ratkaisu on varsin hyödyllinen ja luotettava sillä se säästää ison joukon työaikaa. Ratkaisu on tehnyt suunnitelmatyöstä läpinäkyvää, ajantasaista ja paremmin toimintaa ohjaavaa ja juuri sitä me halusimme.”
Kaisa Tuomarla, Tampere
"Suunnitelmatyö meni juuri valovuosia eteenpäin!"
Meille kantautuneen huhun mukaan Tampereen rehtorikokouksessa, missä ratkaisua esiteltiin, olisi kirvonnut yllämainittu kommentti jonkun rehtorin suusta!
